La digitalización de las empresas está a la orden del día aunque el término se utilice de forma genérica sin llegar a conocer en detalle las implicaciones que tiene. En muchos casos, se usa con la intención de introducir nuevas tecnologías a los procesos existentes, cuando su trasfondo es mucho mayor, pues supone reorientar el negocio con la tecnología existente con el fin de hacer a las compañías más eficientes, estar más próximas a sus clientes y reaccionar a los cambios del mercado de una manera más rápida y menos traumática.
Acostumbrados a trabajar siempre con papeles y documentos físicos, hoy el dato es digital y el papel ya no soporta los procesos de negocio. La información es accesible en todo momento y desde cualquier lugar y esto abre nuevas oportunidades y nuevas formar de abordar un negocio. No te preocupes, tomar ventaja de la digitalización no es tan complicado. Y si tienes alguna duda, aquí te vamos a explicar cómo puedes trabajar eficazmente en una oficina digital, sin que pierdas ni un ápice de organización ni resultados.
Los avances tecnológicos y su influencia en el trabajo
La tecnología ha cambiado nuestras vidas, sobre todo en las últimas décadas. Si la aparición de los ordenadores supuso un cambio radical en la optimización de recursos, la implantación global de internet ha sido aún más importante. Gracias a ella, la conectividad es prácticamente total, entre personas y entre dispositivos.
La aparición de la nube permite un almacenamiento al alcance de cualquiera, no solo de los que están físicamente conectados en la oficina. Y ese aumento de la conectividad que permiten los dispositivos móviles, como tablets o smartphones, da la oportunidad de trabajar a distancia, desde cualquier sitio y en cualquier momento, sin tener que malgastar recursos materiales ni alargar los plazos de los procesos.
Estas innovaciones tecnológicas son las que permiten la implantación de una oficina digital en nuestro día a día y nos ofrecen flujos de trabajo mucho más eficaces.
Las opciones de la impresión, digitalización y videoconferencia en una oficina digital
El papel de la impresión cambia. Hoy en día se emplea para tomar decisiones y no para compartir información. Un documento impreso puede durar apenas unas horas desde que se imprime y puede que solo sea leído por una persona, pero su contenido puede ser tan relevante que no debe estar a la vista de cualquier persona, sino que debemos tratarlo de forma confidencial y segura.
De un modo del que no somos del todo conscientes, las impresoras cuentan con opciones muy útiles en este sentido. Por ejemplo, Brother ofrece un modo de impresión segura con código PIN, que bloquea los trabajos de impresión hasta que la persona que los ha enviado introduce su número secreto. Con este modo de impresión, las empresas pueden ahorrar en recursos muy valiosos, como papel y tinta, se reducen las pérdidas y confusiones con los documentos y, lo que es más cómodo para el trabajador, se evitan pérdidas de tiempo en el caso de que los trabajos impresos se hayan traspapelado o no se puedan recoger en el momento en el que se envían.
Los Escáneres también son una herramienta de la oficina muy útil para poder ahorrar espacio y optimizar la gestión de los archivos, pero no es lo único. Con el objetivo de tener toda la información accesible desde un ordenador o un dispositivo móvil, la oficina digital transformará el documento físico en digital para un correcto proceso de la información, ya sea un contrato, un albarán o un parte de ausencia.
En el entorno laboral, la videoconferencia es una poderosísima herramienta que reduce las distancias entre personas que trabajan separadas, al combinar voz, imágenes y funcionalidades tales como el intercambio rápido de contenidos.
Estas innovaciones tecnológicas son las que permiten la implantación de una oficina digital en nuestro día a día y nos ofrecen flujos de trabajo mucho más eficaces.
En Brother queremos que tengas una oficina digital eficiente
Estas cuestiones son solo algunas en las que las oficinas digitales y la conectividad te permiten mejorar la eficiencia de tus flujos de trabajo. Pero en Brother queremos ir más allá, innovando y ofreciendo constantemente unos servicios punteros para la maximización de tus recursos en cuestiones de impresión.
El desarrollo de nuevas soluciones de hardware como las Soluciones de Impresión Gestionada permite automatizar procesos y mejorar la eficiencia del trabajo en las empresas. Esos servicios de impresión gestionada incluyen aspectos como la instalación de los equipos, el soporte técnico o el envío de los consumibles, y también van más allá, ofreciendo información detallada sobre el consumo de papel y los costes de impresión.
Estas soluciones, impensables antes de las oficinas digitales, hacen que las empresas se puedan centrar en sus actividades centrales, establezcan flujos de trabajo mucho más eficientes y consigan una mayor productividad.
