¿Cómo conocer mis costes de impresión para ahorrar dinero?

La mayoría de las empresas no sabría decir exactamente cuáles son sus costes de impresión. Llevar la cuenta de los gastos en consumibles es relativamente sencillo, pero para conocer y valorar de manera real los costes de impresión hay otros muchos factores que las pequeñas empresas deben tener en cuenta si quieren ahorrar dinero.

Te ayudamos a calcular los costes de impresión de tu negocio

Para conocer de una manera fiel los costes de impresión del negocio es importante identificar todas las operaciones y procedimientos que están involucrados en el ciclo del producto, desde que se adquiere una impresora hasta que se realiza la primera copia. Para empezar, hay que identificar si estamos hablando de costes directos o indirectos.

Costes directos de impresión

• Coste de la impresora: el primer desembolso que se realiza siempre es la compra de la impresora. Antes de adquirirla es conveniente conocer bien las necesidades de la empresa porque dependiendo del uso que se le vaya a dar, el modelo de impresora varía.
• Coste por página impresa: una forma sencilla de calcularlo sería dividir todo lo invertido en consumibles entre las páginas impresas durante un periodo de tiempo determinado. Si desconoces el número de páginas impresas puedes usar como alternativa la cantidad de papel comprado en ese mismo periodo.
• Costes de mantenimiento y reparación: en el caso de que se necesite soporte técnico en algún momento del proceso, ya sea por mantenimiento o por el arreglo de incidencias técnicas, habrá que imputar el coste de ese servicio y sumarlo al total de los costes directos.

Costes indirectos de impresión

Este tipo de costes son más complicados de calcular porque pueden estar relacionados no solo con la impresión si no con otro tipo de tareas dentro de la empresa. Sin embargo, es conveniente tenerlos en cuenta si queremos trasladar una imagen fiel del coste de impresión.

• Ineficiencia en el uso de equipos: dentro del tiempo de uso mencionado antes hay que definir muy bien cuánto de ese tiempo se puede reducir, es decir, mejorar la eficiencia del proceso. Un ahorro de un 20% en el tiempo de impresión medio implica un ahorro equivalente en costes indirectos asociados a este factor. Por lo tanto, merece la pena no sólo calcular bien cuánto tiempo implica cada proceso, sino estudiar la manera de optimizarlo para ahorrar lo máximo posible. Cada segundo de mejora en este proceso implica un aumento global de la productividad de la empresa ya que al ahorro de costes de impresión habrá que sumar el ahorro derivado a un mayor uso del tiempo de los trabajadores en tareas de gestión que pueden dedicar a otras tareas.
• Pérdida de tiempo en tareas administrativas: son cada una de las acciones necesarias para llevar a cabo la tarea con éxito, pero qué por su naturaleza, son improductivas. Por ejemplo, el cambio de papel, el cambio de consumibles, la inactividad por una avería mientras se repara el equipo… Son acciones inevitables dentro del flujo de trabajo normal de una pequeña empresa, pero que resulta conveniente minimizar o reducir el tiempo dedicado a ellas. 

Alternativas a la impresión tradicional en las pequeñas empresas

Pese a que definir los costes directos e indirectos de impresión es relativamente sencillo, cambiar las costumbres, protocolos o planes de una empresa, aunque sea pequeña, puede suponer un coste a corto plazo difícil de asumir.

La alternativa más adecuada para que un pequeño negocio no tenga que ocuparse de este tipo de tareas es la de delegar todas las operaciones relacionadas con la impresión en un tercero, contratando un servicio gestionado de impresión.

Este tipo de servicio ofrece una serie de mejoras en cuanto a costes derivadas de:

• Pago por impresión: el único desembolso directo que se hace es por página, de manera que no hay que ocuparse de contabilizar otros costes directos a la hora de imprimir, siendo extremadamente sencillo contabilizar este tipo de gastos.
• Mantenimiento incluido: cuando se contrata un servicio de soporte de impresión no surgen costes imprevistos a causa de incidencias técnicas con lo que es mucho más sencillo controlar el gasto total de la impresión
• Contador de páginas impresas: puede parecer que llevar la cuenta de las páginas totales impresas es sencillo, pero, aunque la empresa sea pequeña puede resultar confuso cuando varios trabajadores usan la impresora a diario.

Los servicios gestionados de impresión suelen disponer de un sistema fiable de conteo de páginas impresas, lo que facilita la gestión de los costes.

Cómo ahorrar en costes de impresión en pequeñas empresas

Contratar este tipo de servicios con terceros permite obtener una serie de ventajas muy claras con respecto a la gestión de costes de impresión tradicional. La contabilidad de costes es mucho más clara y fiel a la realidad, ya que se dispone de muchos recursos, para monitorizar el número de páginas impresas, cuánta tinta se gasta o los costes de mantenimiento.

El soporte técnico facilita la previsión de costes de impresión para el negocio, suponiendo un ahorro de tiempo y dinero considerable a largo plazo. Además, es mucho más conveniente a la hora de comparar precios, ya que en este tipo de servicios no hay costes ocultos y resulta mucho más fácil gestionarlo.